Dit reglement is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 in werking is getreden. Dit privacyreglement dient ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het kader van persoonsregistratie door Lifemaster Leeuwarden, organisatie voor persoonlijke ontwikkeling.
Privacy bij LIFEMASTER
Bij LIFEMASTER wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van personen in het algemeen en in het bijzonder van cliënten. De instelling heeft gegevens nodig om goede begeleiding te kunnen bieden en te ondersteunen. Gegevens worden opgeslagen voor de goede administratieve organisatie van de instelling. Gegevens komen van verwijzers (zoals bij de aanmelding bij de instelling), maar ook begeleiders en ondersteunend personeel leggen gegevens vast over deelnemers (bijvoorbeeld voortgang en rapportages). Ook worden er bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding en ondersteuning.
De gegevens worden op de instelling opgeslagen in het digitale administratie- en cliëntvolgsysteem in de cloud. Deze systemen zijn beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerde medewerkers van onze instelling.
1. Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
| Privacy | Het recht van individuen op bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens. |
| Cliënt | Degene die gebruik wil maken, gebruik maakt of gebruik heeft gemaakt van het aanbod van dienstverlening van LIFEMASTER. |
| Betrokkene | Degene over wie gegevens verwerkt worden. Dit kan een cliënt zijn, maar ook medewerkers, debiteuren, leveranciers en andere netwerkcontacten kunnen betrokkene zijn. |
| Verwerkings-verantwoordelijke | Degene die vaststelt welk doel er is voor het verwerken van persoonsgegevens. Binnen LIFEMASTER is dit de directie. |
| Verwerker | Degene die bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken; binnen LIFEMASTER zijn dit zowel de administratie als de medewerkers, als externe partijen, zoals gemeenten en UWV. Voor de medewerkers is de verantwoordelijkheid vastgelegd in de arbeidsovereenkomst; voor externe partijen wordt in principe een verwerkersovereenkomst gesloten. |
| Bewerker | Degene die onder verantwoording van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens bewerkt. |
| Ontvanger | Iemand die de persoonsgegevens ontvangt. |
| Persoonsgegevens | Alle informatie die tot een geïdentificeerde natuurlijke persoon te herleiden is. |
| Gegevens over gezondheid | Persoonsgegevens die gaan over de fysieke of mentale gezondheid van een persoon, waaronder gegevens over de gezondheidszorg die geboden is. |
| Verwerking van persoonsgegevens | Elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of vernietigen van gegevens. |
| Toestemming | Aantoonbare instemming van de betrokkene met de beoogde verwerking van gegevens. Aantoonbaar betekent dat de toestemming gegeven wordt door: (1) een handtekening op het document waarop de gegevens staan, (2) aankruisen + handtekening op een toestemmingsverklaring, (3) gegevensaanlevering door de betrokkene zelf terwijl deze al een toestemming gegeven heeft op eerder geregistreerde gegevens, of (4) door schriftelijke toestemming zoals e-mail of Whatsapp-bericht. |
| Geheimhouding | Iedere medewerker in dienst van LIFEMASTER die toegang heeft tot persoonsgegevens van cliënten is tot geheimhouding verplicht. Deze plicht is ook van toepassing na beëindiging van het dienstverband. |
2. Reikwijdte
- Dit reglement is van toepassing op alle papieren dossiers, digitale dossiers en ongeschreven informatie binnen LIFEMASTER, alswel de bijbehorende gegevensuitwisseling en gegevensverwerking
- LIFEMASTER verwerkt informatie in de volgende categorieën:
- persoonsgegevens, waaronder naam, adres, woonplaats, geboortedatum, burgerservicenummer
- achtergrondinformatie, zoals uitkeringssituatie, arbeidsverleden, persoonlijke netwerk
- voortgangsinformatie: zoals persoonlijke ontwikkeling, gespreksverslagen, voortgangsrapportages, evaluatieverslagen
- medische informatie, zoals de aard van de handicap en diagnoses
- contractinformatie, zoals opdrachtverstrekkingen, zorgtoewijzingen, leveringscontracten, arbeidscontracten
- procesinformatie, zoals datum van binnenkomst, aanwezigheid, rapportagedata, klachtenregistratie, melding datalekken, incidentenregistratie
- Dit reglement is van toepassing binnen LIFEMASTER en heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van:
- cliënten
- medewerkers, inclusief stagiaires en vrijwilligers
- debiteuren, zoals opdrachtgevers en budgetbeheerders
- leveranciers, zoals onderaannemers maar ook andere bedrijven
- netwerkcontacten, zoals de relatie met en gegevens van andere personen in het persoonlijk netwerk
3. Doel van de persoonsregistratie
- Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de zorg voor cliënten, het hebben van personeel en het functioneren als bedrijf.
- De gegevens van cliënten worden verzameld en verwerkt ten bate van:
- Het bemiddelbaar maken
- Het bemiddelen naar de scholing of werk
- Het begeleiden op alle gebieden van het dagelijks leven
- Het begeleiden binnen participatie- en dagbestedingprojecten
- De gegevens van medewerkers worden verzameld en verwerkt ten bate van:
- Het maken en uitvoeren van een arbeids- of stageovereenkomst
- Het laten uitvoeren van de loonadministratie
- Het als collega’s samenwerken
- Het voorbereid zijn op calamiteiten
- De gegevens van debiteuren oftewel opdrachtgevers worden verzameld en verwerkt ten bate van:
- Het kunnen uitvoeren van en communiceren over verstrekte opdrachten
- Het kunnen factureren en betaald krijgen
- Het kunnen overleggen over potentieel nieuwe opdrachten
- De gegevens van crediteuren oftewel leveranciers en onderaannemers worden verzameld en verwerkt ten bate van:
- Het laten uitvoeren van en communiceren over verstrekte opdrachten
- Het kunnen betalen van facturen en het afleggen van verantwoording over de betalingen
- Het kunnen overleggen over de leveringen of diensten
- De gegevens van netwerkcontacten worden verzameld en verwerkt ten bate van:
- Het kunnen communiceren bij noodgevallen
- Het kunnen afstemmen van de diensten met het netwerk van de betrokkene
4. Vertegenwoordiging betrokkene
De betrokkene kan vertegenwoordigd worden:
- Indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt: de ouder of voogd tekent als wettelijk vertegenwoordiger
- Indien de betrokkene onder curatele of mentorschap is gesteld: de curator of mentor tekent als wettelijk vertegenwoordiger
- Indien de betrokkene onder verplichte bewindvoering staat: de bewindvoerder tekent als wettelijke vertegenwoordiger
- Indien de betrokkene onder vrijwillige bewindvoering staat: de bewindvoerder of de cliënt moet tekenen
- Indien de betrokkene iemand expliciet gemachtigd heeft; zowel de betrokkene als de gemachtigde hebben de machtiging ondertekend; de gemachtigde mag de aangegeven documenten ondertekenen
5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
- De directie is ervoor verantwoordelijk dat de verwerking en het beheer van de persoonsgegevens goed gaat en kan daarvoor aansprakelijk gesteld worden, behoudens overmacht
6. Beschrijving functie, doel en toegang
Personen die de in het overzicht genoemde functies bekleden, hebben slechts toegang tot de registraties indien zij vanuit hun functie over deze gegevens moeten beschikken in het kader van het doel van de registratie.
| Directie | controle, verwerkersverantwoordelijke, klachtenprocedures | raadplegen, bijwerken, vernietigen |
| Begeleider | beroepsbeoefenaar, tevens gebruiker registratie | raadplegen, bijwerken |
| Administratief medewerker | Administratieve afhandeling van gegevens | raadplegen, bijwerken, verwijderen |
7. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens
- LIFEMASTER verwerkt ook enkele gegevens die in de wet geclassificeerd zijn als ‘bijzondere persoonsgegevens’. Het gaat om persoonsgegevens die betrekking hebben op gegevens over gezondheid
- De betrokkene geeft in de toestemmingsverklaring of in een machtiging expliciet toestemming voor het verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens
8. Verstrekking van gegevens
- De betrokkene geeft expliciet toestemming voor het delen van gegevens met derden
- Voor de verwerking van gegevens wordt een verwerkingsovereenkomst gesloten
9. Rechten van betrokkene
- De betrokkene moet toestemming geven voor het verwerken van zijn/haar gegevens
- De betrokkene heeft het recht zijn toestemming op elk moment in te trekken
- De betrokkene heeft het recht om gegevens over te dragen
- De betrokkene heeft het recht om vergeten te worden
- De betrokkene heeft het recht op inzage
- De betrokkene heeft het recht op rectificatie en aanvulling
- Het recht tot inzage heeft betrekking op het dossier van betrokkene (papier/digitaal)
10. Bewaren van gegevens
Voor verschillende documenten gelden verschillende bewaartermijnen:
| papieren dossiers | 5 jaar na uitstroom vernietigen |
| digitale dossiers | 15 jaar na uitstroom vernietigen |
| papieren registraties presentie en dagstaten | 5 jaar na einde boekjaar vernietigen |
| personeelsdossier | 5 jaar na einde dienstverband vernietigen |
| salarisadministratie | 7 jaar na einde boekjaar vernietigen |
| financiële informatie (debiteuren) | 7 jaar na einde boekjaar vernietigen |
| digitale backups | 5 jaar na backupdatum vernietigen |
| gegevens in administratie | 5 jaar na uitstroom vernietigen |
| na gehonoreerd vernietigingsverzoek | 3 maanden na verzoek vernietigen |
| sollicitatiebrief en CV | 4 weken na afronding sollicitatieprocedure, of 1 jaar bij open sollicitatie hierna vernietigen |
11. Klachtenregeling
De betrokkene kan een klacht indienen bij de directie over de gegevensverwerking, dit kan rechtstreeks bij de directie of via klachtenportaal zorg (zie www.lifemaster.nl).
Directie van Lifemaster
Leeuwarden, 01 mei 2018
Lifemaster Leeuwarden
De Anjen 54
8918 LN Leeuwarden